Dringende persönliche Gründe kommen vor allem bei einer Arbeitsunfähigkeit in Betracht.
Im Falle einer Langzeiterkrankung ist es dem Arbeitnehmer eventuell auch nicht möglich, bis zum 31. März des Folgejahres seinen Urlaub zu nehmen. In dieser Konstellation verfällt der Urlaub erst 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres. Der Urlaub wird also bis zum 31.März des übernächsten Jahres übertragen.
Beispiel:
Der Arbeitnehmer erkrankt im Juni 2021, und ist seitdem durchgehend arbeitsunfähig.
Sein Urlaubsanspruch aus dem Jahr 2021 ist zum 31. März 2023 verfallen.
Sein Urlaubsanspruch aus dem Jahr 2022 verfällt zum 31. März 2024.
Allerdings gilt, auch in den Fällen der Übertragung des Urlaubs aufgrund einer Langzeiterkrankung, dass der Arbeitgeber den Mitarbeiter auf den Verfall seines Urlaubs hingewiesen haben muss. Ohne einen entsprechenden Hinweis kann der Urlaub nicht verfallen.
Dieser Hinweis muss „klar und rechtzeitig“ erfolgen. Was das Bundesarbeitsgericht mit klar und rechtzeitig meint, ist allerdings auslegungsbedürftig.
„Rechtzeitig“ heißt, dass der Hinweis zu einem Zeitpunkt erfolgen muss, der es dem Arbeitnehmer (noch) ermöglicht, den Urlaub innerhalb des von ihm gewünschten Zeitraums nehmen zu können. Der Hinweis sollte im Hinblick auf die Urlaubsplanung aller Mitarbeiter im ersten Halbjahr, besser noch bereits im ersten Quartal erfolgen. Auf keinen Fall sollten Arbeitgeber bis zum Herbst oder gar wenige Wochen vor dem Jahresende mit dem Hinweis auf den Verfall des Urlaubs warten.
„Klar“ bedeutet, dass dem einzelnen Arbeitnehmer klar sein muss, welcher konkrete Urlaubsanspruch noch besteht, und bis wann dieser verwirklicht werden kann. Eine allgemeine Mitteilung am „Schwarzen Brett“ oder im Intranet, man möge doch seinen Urlaub bis zum Jahresende nehmen, wird nicht ausreichend sein.
Praktikabel und rechtssicher dürfte ein Hinweis jeweils auf der monatlichen Gehaltsabrechnung des einzelnen Mitarbeiters sein. Zusätzlich sollte ein Hinweis auf das Fristenregime im Bundesurlaubsgesetz erfolgen.
Die vorstehenden Ausführungen betreffen allesamt den gesetzlich geregelten Mindesturlaub, der bei einer regulären Fünf-Tage-Woche 20 Tage beträgt.
Häufig vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer darüber hinaus weitere Urlaubstage. Für diesen über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehenden Urlaubsanspruch können die Vertragsparteien abweichende Verfallsregelungen treffen. Diese müssen allerdings einer sog. Inhaltskontrolle standhalten. Hierbei ist auf eine rechtssichere Formulierung im Arbeitsvertrag zu achten.
